Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Kassen- und Steueramt der Gemeinde Polsingen

Vorwort

Nahezu alle Polsinger Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmer treten mit dem Kassen- und Steueramt der Gemeinde Polsingen früher oder später in Kontakt, sei es im Bereich kommunaler Steuern (z.B. Gewerbe-, Grund- und/oder Hundesteuer) oder einer sonstigen gemeindlichen Forderung (z.B. Beiträge, Gebühren, Pacht, Miete, etc.), sowie einer sonstigen Forderung im Wege der Amtshilfe. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuer- und abgabenrechtlichen Zwecken, soweit die Abgabenordnung (AO) und das Kommunalabgabengesetz (KAG) unmittelbar oder mittelbar anzuwenden sind.

Daten sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person zugeordnet werden können.

Im Bereich der Realsteuer (Grund- und Gewerbesteuer) sind gemäß § 2a AO Daten auch dann personenbezogen, wenn sie sich auf verstorbene natürliche Personen, Körperschaften, rechtsfähige oder nicht rechtsfähige Personenvereinigungen oder Vermögensmassen beziehen. Die Vorschriften der EU-DSGVO sind im Grund- und Gewerbesteuerverfahren auf diese Betroffenen daher auch anwendbar.

Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn durch das Kassen- und Steueramt der Gemeinde Polsingen personenbezogene Daten verarbeitet werden, bedeutet dies z.B. Datenerhebung, -speicherung, -verwendung, -übermittlung und –bereitstellung, aber auch Datenlöschung.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir Sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.



1. Verantwortlicher und Ansprechpartner

Gemeinde Polsingen
Kassen-/Steueramt
Frankenstr. 38
91805 Polsingen
E-Mail: info@polsingen.de



2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Firma Datenschutz-T.E.
RA Thomas Engelhardt
Ochsenbuck 2
91710 Gunzenhausen
E-Mail:info@externer-datenschutzbeauftragter-bdsg.de



3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), der Abgabenordnung (AO), sowie des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG).

a) Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, Art. 6 Abs. 1 Buchst. e), Abs. 3 DSGVO

Zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgabe, die Steuern, Abgaben nach den Vorschriften der Abgabenordnung, des Kommunalabgabengesetzes sowie der einschlägigen Steuer- und sonstigen Gesetze, der Zivilprozessordnung sowie kommunalen Satzungen gleichmäßig festzusetzen, zu erheben und durchzusetzen, benötigen wir personenbezogene Daten.

Ihre personenbezogenen Daten werden dabei in dem Verfahren verarbeitet, für das sie erhoben wurden. Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere Zwecke verarbeiten.

b) Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a), Abs. 3 DSGVO

Soweit eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Kontodaten im Rahmen eines SEPA-Lastschriftmandats oder für Erstattungen) erteilt wurde, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten die von Ihnen erteilte Einwilligung.

c) Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c), Abs. 3 DSGVO

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach der Kommunalen Haushaltsverordnung bzw. der Abgabenordnung (Nähere Erläuterungen hierzu unter dem Punkt 7. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten).



4. Art der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten insbesondere (beispielhaft) folgende personenbezogene Daten:

Vor- und Zuname, Geburtsdatum und –ort, Familienstand, Adresse, bzw. Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc., Bank-/Kontoverbindung, Einkommens- und Vermögens-Verhältnisse, Steuernummer, steuerliche Identifikationsnummer

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten“, erheben wir nur dann, wenn dies für das konkrete Verfahren erforderlich ist.

Ihre personenbezogenen Daten erheben wir in erster Linie bei Ihnen selbst, z.B. durch Abgabeerklärungen, Anträge, Formblätter, o.ä.

Darüber hinaus erheben wir personenbezogene Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet oder befugt sind, wie z.B.

  • Träger der Rentenversicherung
  • Amtsgerichte (Handels-, Vereins- und Gewerberegister, Grundbuch)
  • Vermessungsverwaltung
  • Bundeszentralregister
  • Einwohnermeldebehörden
  • Gewerbeämter
  • Finanzbehörden

oder wenn Sie dem Dritten eine entsprechende Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (Kreditinstitute, Arbeitgeber, etc.). Gleiches gilt bei Vollstreckungsverfahren.

Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen, z.B. aus öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen verarbeiten.



5. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte

Im Hinblick auf die Datenweitergabe unterliegen wir grundsätzlich dem Steuergeheimnis gemäß § 30 Abgabenordnung (AO).

Die von uns erhobenen bzw. uns bekannt gewordenen personenbezogenen Daten dürfen wir im Einklang mit § 30 AO sowie den Bestimmungen der DSGVO und des Bayerischen Datenschutzgesetzes nur dann an andere Personen oder Stellen weitergeben, wenn die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist. Dies sind z.B.

  • Gerichte bzw. die Regierung von Mittelfranken im Wege von Rechtsbehelfsverfahren
  • Bundeszentralamt für Steuern
  • Finanzbehörden
  • Strafverfolgungs-/Vollstreckungsbehörden
  • Behörden in den Ländern, mit denen Vollstreckungsabkommen existieren


6. Art der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im weitgehend automationsgestützten Abgabeverfahren erfolgt zumeist in maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der Abgaben und sonstigen Forderungen. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Veränderung, Vernichtung bzw. Verlust sowie gegen unbefugte Offenbarung oder unbefugten Zugang zu schützen.

Rechtsverbindliche Entscheidungen treffen wir nur dann auf der Grundlage einer „vollautomatischen“ Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist, z.B. für den „vollautomatischen Abgabenbescheid“ gemäß § 155 Abs. 4 Abgabenordnung.



7. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für das Abgabeverfahren erforderlich ist. Maßstab hierfür sind die abgabenrechtlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 169 – 171 Abgabenordnung.

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten dürfen auch gespeichert werden, um sie für künftige abgabenrechtliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a Abgabenordnung, Art. 13 Kommunalabgabengesetz).

Des Weiteren werden Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gemäß Abgabenordnung bzw. Kommunaler Haushaltsverordnung gespeichert. Die dort vorgegebenen Fristen betragen größtenteils bis zu 10 Jahre.

Ihre personenbezogenen Daten werden darüber hinaus, soweit dies erforderlich ist, auch aufgrund der gesetzlichen Verjährungsvorschriften gemäß des Bayerischen Verwaltungsgerichtsverfahrens-gesetzes sowie des Bürgerlichen Gesetzbuches bis zu 30 Jahre gespeichert, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.



8. Ihre Datenschutzrechte

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) steht jeder betroffenen Person in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch zu.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO steht Ihnen uns gegenüber nicht zu, da die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Art. 20 Abs. 3 DSGVO.

Darüber hinaus können oder dürfen wir in einigen Fällen Ihrem Anliegen nicht entsprechen (§§ 32 c bis 32 f Abgabenordnung). Sofern dies zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.

Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für die Klärung benötigen, erhalten Sie von uns eine Zwischennachricht.

a) Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir und welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten. Sie können darüber hinaus Auskunft über die in Art. 15 Abs. 1 Buchst. a) – h) DSGVO genannten Informationen verlangen.

In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z.B. Abgabenart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z.B. Festsetzung, Vollstreckung) gemacht werden.

b) Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sollten Sie die betreffenden Daten nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sein, haben Sie das Recht, Berichtigung und Vervollständigung Ihrer Daten zu verlangen.

c) Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Sie können eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn eine Verarbeitung durch uns aus den in dieser Vorschrift genannten Gründen unzulässig ist.

Eine Löschung kann jedoch nicht verlangt werden, sofern die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, Art. 17 Abs. 3 DSGVO, insbesondere in folgenden Fällen:

  • die Daten sind für den Verarbeitungszweck noch erforderlich
  • die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht fort
  • die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen laufen noch (siehe hierzu Punkt 3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und Punkt 7. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten).

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Unter den in dieser Vorschrift genannten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) verlangen, z.B. eine Löschung Ihrer Daten verhindern, weil Sie diese zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

e) Recht auf Widerspruch, Art. 21 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Jedoch können wir dem nicht nachkommen, soweit an der weiteren Verarbeitung ein überwiegendes Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur weiteren Verarbeitung verpflichtet (z.B. Durchführung des Abgabeverfahrens).

f) Recht auf Beschwerde, Art. 77 DSGVO

Jeder betroffenen Person steht im Übrigen ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, wenn sie der Ansicht ist, dass eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt oder wir ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist

Für die Realsteuern (Gewerbesteuer und Grundsteuer):
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn
Tel. 0228/9977990
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

Für alle übrigen Angelegenheiten:
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Tel. 089/2126720
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter der Internet-Adresse:
www.datenschutz.de/projektpartner



9. Weitergehende Informationen

Weitergehende Informationen können Sie u.a. dem BMF-Schreiben zum Datenschutz im Steuerverwaltungsverfahren vom 12.01.2018 (siehe Bundessteuerblatt 2018 Teil I S. 183) und auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen (http://bundesfinanzministerium.de unter der Rubrik Themen – Steuern – Steuerverwaltung & Steuerrecht – Abgabenordnung – BMF-Schreiben/Allgemeines) entnehmen.